Guarda automática de XML
As notas fiscais do seu CNPJ baixadas direto do ambiente nacional da Sefaz — as que emitiram contra você, sem depender de o fornecedor lembrar de enviar, e as que a sua empresa emitiu.
Toda NF-e autorizada contra o seu CNPJ já existe na base da Sefaz no instante em que é emitida. O fornecedor deveria mandar o arquivo, mas quando não manda, o documento continua lá — e a própria Receita oferece o canal para você buscá-lo, usando o certificado digital da sua empresa. É esse canal que operamos para você, de forma contínua.
Como funciona
- 1Envie o certificado digital A1 da empresa. Ele é cifrado assim que chega. É o mesmo certificado que você já usa para emitir nota — a Sefaz só entrega os documentos de um CNPJ a quem prova ser aquele CNPJ.
- 2Cadastre os CNPJs a monitorar. Até cinco, cobertos pelo mesmo certificado — matriz e filiais, ou os clientes de um escritório contábil.
- 3A busca roda sozinha. Cada nota nova aparece na sua lista, com emitente, valor, data e chave de acesso, pronta para baixar em XML ou PDF.
A busca é incremental: ela guarda o ponto em que parou e, na vez seguinte, pede apenas o que chegou depois. É assim que a Sefaz determina que seja feito — e é o que evita o bloqueio por consumo indevido, que derruba quem consulta em excesso.
Resumo e XML completo: por que vêm em duas etapas
Esta é a parte que confunde quase todo mundo que tenta fazer isso sozinho. Quando uma nota é emitida contra você, a Sefaz não entrega o arquivo completo de imediato. Ela entrega primeiro um resumo: emitente, valor, data e chave de acesso — o suficiente para você saber que a nota existe, mas não o documento em si.
O XML completo só é liberado depois que o destinatário se manifesta sobre a operação. O evento mais simples, a Ciência da Operação, apenas reconhece que a nota existe — não confirma nem recusa nada, não exige justificativa, e é ele que destrava o download.
Fazemos essa manifestação automaticamente, mas só se você ligar a opção, e ela vem desligada por padrão. O motivo é simples: manifestar é um ato fiscal praticado em nome da sua empresa, registrado na Sefaz. Não é o tipo de coisa que um sistema deva fazer sem você mandar.
Com a opção desligada, você continua recebendo os resumos de tudo que é emitido contra o CNPJ — e decide caso a caso.
Como o seu certificado é protegido
Certificado digital é a identidade da sua empresa perante o fisco. Entregá-lo a um sistema exige confiança, e a resposta para isso é técnica, não promessa.
O arquivo é cifrado em AES-256-GCM — uma cifra autenticada, que além de embaralhar o conteúdo detecta qualquer adulteração — e a chave mestra que o decifra não fica no banco de dados: ela vive na configuração do servidor. Quem obtivesse uma cópia da base de dados teria em mãos apenas arquivos ilegíveis.
O certificado é usado exclusivamente nas consultas dos CNPJs que você cadastrou, e a senha dele segue o mesmo tratamento. Você pode remover o certificado quando quiser, e a remoção apaga também os dados cifrados.
O que você recebe, e por quanto tempo guardar
Cada documento fica disponível nos dois formatos: o XML, que é o documento fiscal propriamente dito, e o PDF no layout oficial, para imprimir ou anexar. A lista mostra se a nota foi emitida por você ou contra você, o emitente, o valor, a data e a chave de acesso.
Vale reforçar a distinção, porque ela custa caro a quem erra: o documento que precisa ser guardado é o XML. O DANFE em PDF é representação — arquivar só ele deixa a empresa sem o documento, ainda que com a papelada aparentemente em ordem. O prazo de guarda segue a legislação aplicável a cada tributo, e na prática o mercado trabalha com cinco anos.
Os documentos também podem ser exportados para planilha pela conversão de XML para Excel, quando o que você precisa é conferir NCM, CFOP e impostos de um período inteiro de uma vez.
Perguntas frequentes
- Preciso pedir o XML para o fornecedor?
- Não. A obrigação de enviar existe, mas na prática muitos não enviam — e correr atrás nota por nota consome o dia de quem cuida do fiscal. A distribuição da Sefaz resolve na origem: o documento é buscado no ambiente nacional, onde ele já está, a partir do momento em que foi autorizado contra o seu CNPJ.
- Que documentos são baixados?
- As NF-e e NFC-e em que o CNPJ monitorado aparece — tanto as emitidas contra ele quanto as que ele próprio emitiu —, além dos eventos ligados a elas: cancelamento, carta de correção e manifestação. Cada documento fica disponível em XML e em PDF.
- E as notas que a minha empresa emitiu?
- Vêm também. A Nota Técnica 2014.002 determina que a distribuição seja feita a todos os atores identificados no XML — emitente, destinatário, transportador e quem estiver autorizado a acessar o documento. Como emitente, o XML completo é entregue direto, sem precisar de manifestação: a exigência de manifestar existe só do lado de quem recebe. Na lista, cada documento aparece marcado como Emitida ou Recebida, e dá para filtrar por uma das duas.
- Consigo buscar notas antigas?
- Parcialmente. O ambiente nacional mantém uma janela de documentos disponíveis para download, e a busca avança do ponto em que parou. Na prática, a guarda passa a valer do momento em que você cadastra o CNPJ — ela não reconstrói todo o histórico anterior. Por isso vale começar antes de precisar.
- Quantos CNPJs posso monitorar?
- Cinco CNPJs, nos planos XML e Completo. É o suficiente para um escritório pequeno ou para uma empresa com algumas filiais. Para volume maior, fale conosco pela página de contato.
- E se eu cancelar a assinatura?
- A busca automática para. Antes de cancelar, baixe o que precisar guardar — o XML é o documento fiscal, e é ele que precisa ser mantido pelo prazo legal, não o PDF.
- Meu certificado fica seguro?
- Ele é cifrado em AES-256-GCM assim que chega, e a chave que decifra vive fora do banco de dados. Quem obtivesse uma cópia da base não conseguiria usar certificado nenhum. O certificado é usado exclusivamente para as consultas do seu CNPJ na Sefaz.